Thông báo chuyển văn phòng là thủ tục bắt buộc phải có khi bạn chuyển văn phòng sang địa chỉ mới. Để việc chuyển văn phòng thuận tiện và nhanh chóng trở lại với công việc. Công ty bạn cần có kế hoạch kĩ lưỡng và trong đó không thể thiếu khâu thông báo địa chỉ văn phòng mới. Vì sao cần thông báo di chuyển văn phòng ? Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé! 

Tại sao nên có thông báo trước khi chuyển văn phòng?

Việc thay đổi địa chỉ văn phòng ảnh hưởng rất nhiều tới khách hàng và đối tác của bạn. Chính vì thế, trang bị một bản thông báo di chuyển văn phòng là cực kỳ cần thiết, đòi hỏi có phương hướng và kế hoạch cụ thể. Điều này cũng thể hiện được phong cách làm việc chuyên nghiệp và tận tâm của công ty, từ đó để lại dấu ấn tích cực cho khách hàng của bạn.

Chuyển văn phòng
Chuyển văn phòng

Hơn thế nữa, khách hàng và đối tác cũng không cần phải mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm địa chỉ của bạn trên bản đồ. Nếu không có bản thông báo trước, họ chắc chắn sẽ gặp rắc rối và cảm thấy không hài lòng về thái độ của doanh nghiệp, tác động rất lớn cho những lần làm việc tiếp theo. Đây cũng là điểm trừ khiến cho thương hiệu của doanh nghiệp bị giảm sút, vậy nên bạn cần lập ngay bản thông báo càng sớm các tốt trước khi có ý định chuyển đi.

Cần lưu ý những vấn đề gì khi lập bản thông báo chuyển văn phòng?

Để quá trình thông báo di chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất, bạn cần có một phương án rõ ràng, đảm bảo cho những đối tượng cần thiết được biết. Vậy ai là người cần nhận được thông tin này? Chắc chắn đó chính là đối tác và khách hàng của bạn, nhóm đối tượng trực tiếp tác động đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vậy nên, đây là nhóm đối tượng mà bạn cần báo thông tin đầu tiên, càng nhanh càng tốt.

Thông báo chuyển văn phòng làm việc
Thông báo chuyển văn phòng làm việc

Mặt khác, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho nhân sự công ty về việc di chuyển văn phòng mới để họ có thời gian chuẩn bị, làm quen với môi trường. Đồng thời, những nhân viên này cũng sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc vận chuyển đồ đạc, máy móc từ vị trí cũ đến văn phòng hiện tại. Cuối cùng, đối tượng mà công ty cần thông báo khi chuyển địa điểm đó chính là chính quyền địa phương để họ kiểm tra được quá trình hoạt động và sản xuất của doanh nghiệp.

Vị trí nào cần được thông báo khi chuyển văn phòng?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn bất cứ vị trí nào để thông báo về việc di chuyển văn phòng. Tuy nhiên, hiện nay các công ty thường xuyên chọn truyền tin thông qua quần chúng bởi đây là một nhóm đối tượng rộng lớn, có sức lan tỏa mạnh. Không chỉ vậy, bạn cũng có thể sử dụng email, các nền tảng xã hội của công ty để thông tin đến khách hàng. Nên lưu ý rằng những tin này phải được xác nhận bởi chính đối tượng để đảm bảo độ tin cậy cho doanh nghiệp.

Các phương tiện dùng để thông báo chuyển văn phòng

Nếu muốn việc thông báo di chuyển văn phòng được thuận lợi, bạn cần tìm ra cách dễ dàng và phù hợp nhất với tính chất của doanh nghiệp. Công ty có thể đăng trực tiếp lên website của mình, điều này giúp các nhà truy cập cập nhật thông tin nhanh chóng, kịp thời. Sẽ tốt hơn nếu bạn ghim bài viết lên đầu, tạo điểm nhấn để khách hàng chú ý đến chủ đề.

Mặt khác, bạn cũng có thể kết hợp nhiều cách lại với nhau, thêm việc dán thông báo tại vị trí cũ để người dùng tìm đến địa chỉ mới tiện lợi hơn. Cũng nên lưu ý rằng trong bản thông báo phải có đầy đủ chi tiết, thông tin, chữ ký và con dấu rõ ràng, không bị mờ nhòe.

Doanh nghiệp cũng nên ép nhựa văn bản nếu không muốn hư hỏng bởi tác động của môi trường bên ngoài. Còn đối với đối tác lớn và khách hàng quen thuộc, bạn nên gọi điện thoại cho từng đơn vị, đồng thời cung cấp email để thể hiện tính gắn kết và chuyên nghiệp của mình!

Vì sao cần thông báo di chuyển văn phòng? Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cần thiết. Nếu công ty bạn đang có nhu cầu chuyển văn phòng, đừng ngại liên hệ với Sài Gòn Moving nhé! Đơn vị uy tín chuyên cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Đây chính là cái tên mà bạn không thể bỏ qua khi có nhu cầu chuyển văn phòng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *