Sắp tới bạn cần chuyển văn phòng, tuy nhiên bạn lại đang không biết nên bắt đầu từ công việc gì. Việc lên kế hoạch các việc cần làm, các đồ vật cần sắp xếp. khi chuyển văn phòng là rất quan trọng. Để việc chuyển văn phòng hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, cần có kế hoạch cụ thể. Có như vậy thì mới nhanh chóng trở lại với công việc. Dưới đây, bài viết sẽ gợi ý đến bạn các công việc cần làm khi chuyển văn phòng. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Lên kế hoạch chuyển văn phòng từ sớm
Việc thay đổi địa điểm làm việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như hết thời hạn thuê mặt bằng, thay đổi chiến lược kinh doanh, mở rộng các chi nhánh… Tuy nhiên, dù bất kỳ lý do gì, bạn cũng cần phải có trong tay mình sự chuẩn bị chu đáo nhất.
Trong danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng, việc lên kế hoạch là bước quan trọng hàng đầu. Kế hoạch càng chi tiết, càng rõ ràng sẽ giúp mọi giai đoạn thực hiện thuận lợi và dễ dàng hơn bao giờ hết. Muốn làm được như vậy, bạn cần xác định được địa điểm mới cần chuyển đến, thời hạn hết hợp đồng ở địa điểm cũ.
Với không gian tại văn phòng mới, diện tích sử dụng là bao nhiêu mét vuông, phân chia phòng ban như thế nào? Có cần thiết kế lại nội thất cho văn phòng mới hay không? Trả lời càng cụ thể sẽ giúp bạn và những cộng sự của mình không gặp phải lúng túng khi thực hiện.
Tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển để trao đổi về chi phí và ngày thực hiện. Nếu không có sẵn nhân viên vệ sinh của công ty, bạn cũng cần liên hệ đơn vị vệ sinh để được sắp xếp người thực hiện.
Đừng quên việc bạn cần phải làm nữa chính là thay đổi địa chỉ trên website, fanpage, giấy phép kinh doanh, danh thiếp… Như vậy việc trao đổi mua bán, làm việc của doanh nghiệp mới không bị ảnh hưởng nhiều.
Xác định thời gian chuyển văn phòng cụ thể
Xác định được thời gian chính xác giúp bạn chuẩn bị các công việc cần làm khi chuyển văn phòng hợp lý hơn. Lý tưởng nhất chính là dời vào ngày cuối tuần, nghỉ để ít ảnh hưởng đến nhân viên cũng như khách hàng.
Hoặc nếu buộc phải chuyển văn phòng vào ngày trong tuần, bạn cần lên phương án cho nhân viên các bộ phận quan trọng làm việc tại nhà.
Trước ngày tiến hành chuyển thiết bị, vật dụng qua địa chỉ mới, văn phòng hiện tại của bạn phải hoàn tất các công đoạn đóng gói để tránh thất lạc, bể vỡ hoặc rơi sót đồ dùng. Đồng thời, sau khi dọn đến văn phòng mới, bạn cần ít nhất 1 đến 2 ngày để sắp xếp, bố trí các khu vực và tiến hành vệ sinh sạch sẽ trước khi làm việc.
Sắp xếp và chuẩn bị vật dụng dọn – chuyển văn phòng
Về cơ bản, những đơn vị vận chuyển chỉ thực hiện công việc di dời thiết bị, đồ dùng từ văn phòng cũ sang văn phòng mới. Còn những công việc còn lại như đóng gói, bảo quản đồ dùng là thuộc về công ty của bạn. Do đó, cần phải chuẩn bị thêm thùng giấy, hộp nhựa… để nhân viên lưu trữ đồ dùng, văn phòng phẩm cẩn thận. Tránh tình trạng thất lạc, rơi vỡ, đặc biệt là những tài liệu quan trọng của công ty.
Có thể nói, trong các công việc cần làm khi chuyển văn phòng, khâu sắp xếp và bày trí mất rất nhiều thời gian và công sức. Tại văn phòng mới, các hệ thống điện, cáp quang, nước, máy điều hòa.. phải được lắp đặt trước khi dọn đồ đạc vào. Vậy nên, nếu có thể hãy chuẩn bị song song việc thu dọn ở văn phòng cũ và lắp đặt ở địa chỉ mới để tiết kiệm được nhiều thời gian.
Chuẩn bị chi phí cho việc chuyển văn phòng
Để giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, hãy tìm đến địa chỉ uy tín cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng. Tại đây, đơn vị sẽ cung cấp dịch vụ vận chuyển trọn gói, quá trình vận chuyển đảm bảo thuận lợi, an toàn.
Trên đây bài viết vừa chia sẻ đến bạn các công việc cần làm khi chuyển văn phòng. Hy vọng đã cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích nhất. Lên kế hoạch chi tiết để việc chuyển văn phòng được thuận lợi nhé! Hoặc liên hệ ngay với Sài Gòn Moving để được hỗ trợ dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói. Với dịch vụ uy tín, chất lượng, giá hợp lý, việc chuyển văn phòng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.